Jornada INSHT: Presentación de la guía de “Simplificación Documental”

El pasado martes 25 se organizaba en Madrid una jornada de presentación de 2 de las nuevas guías técnicas emitidas por el Instituto Nacional de Seguridad e Higine en el Trabajo. Las guías presentadas en sociedad fueron en concreto las tituladas “Simplicación Documental” y “Criterios de Calidad del Servicio”

Me ha alegrado enormemente que el INSHT haya publicado una guía sobre la simplificación documental, y es triste que diga esto, pero es que la documentación preventiva de una empresa puede parecerse más a un vademecum infinito, que a un documento práctico, claro y comprensible, tal y como se especifica en el artículo 2.4 del Reglamento de los Servicios de Prevención, que establece la necesidad de que la documentación sobre el plan, la evaluación y la planificación preventiva sea de reducida extensión
y de fácil comprensión.

Aunque no conviene generalizar, muchos técnicos de prevención nos empeñábamos en entregar tochos y tochos de documentación, por lo que el INSHT, para aclarar las dudas que pudieran darse respecto a lo de “reducida extensión”, emite esta Guía Técnica de “Simplificación Documental”, que personalmente creo no tiene desperdicio. Vale la pena leerla.

Antes de seguir, coincido con los autores de la guía en que

la “simplificación” a que se refiere el artículo 16.2 bis de la LPRL no supone reducir la protección de los trabajadores, ya que no se plantea que el empresario deje de cumplir requisito preventivo alguno.

Se trata de una simplificación documental, tal como deja claro el artículo 2.4 del RSP.

Para simplificar la documentación y, simultáneamente, hacerla más comprensible, es necesario racionalizar su organización y contenidos y, en lo posible, racionalizar también las actividades cuya ejecución y resultado quieren documentarse. Por ello, la “simplificación” que propone la guía se centra en evitar actividades o informaciones innecesarias y ahorrarse justificaciones superfluas.

Los criterios de simplificación utilizados (y, concretamente, las prácticas que se quieren evitar) son referentes a:

  1. Información repetitiva. En algunos casos el carácter repetitivo de la información podría evitarse mediante su sistematización.
  2. Información superflua. En otros casos, se aporta información superflua sobre algo que se hizo en el pasado, que fue documentado en su día y que ya carece de interés. A este respecto debe resaltarse que, una vez adoptadas las medidas correctoras cuya necesidad haya mostrado una evaluación, ésta debe actualizarse. Es la evaluaciónactualizada la que tiene que tenerse en cuenta a la hora de describir la situación existente.
  3. Actividad / Información innecesaria. A menudo la información repetitiva esconde una inadecuada planificación de la prevención (una innecesaria repetición de actividades)
  4. Actividad / Justificación innecesaria. El artículo 5 del RSP establece que la evaluación incluirá la realización de las mediciones, análisis o ensayos que se consideren necesarios, salvo que se trate de operaciones, actividades o procesos en los que la directaapreciación profesional acreditada permita llegar a una conclusión sin necesidad de recurrir a aquéllos. El uso de la apreciación profesional puede evitar muchas justificaciones innecesarias, pero debe aplicarse con prudencia cuando se tomacomo base para descartar la necesidad de tomar medidas preventivas; en tal caso, siempre que exista duda razonable, deberán efectuarse mediciones.
  5. Justificaciones excesivas con conclusiones poco operativas.

A modo de conclusión, para simplificar y hacer más comprensible la documentación se considera conveniente que :

  • Los Servicios de prevención tengan documentados los procedimientos utilizados para la realización de las actividades preventivas más habituales, haciendo referencia a ellos cuando sea necesario.
  • En relación con la evaluación de un puesto de trabajo, sólo se aporte la documentación de la última que se haya realizado. Debe resaltarse que una vez adoptadas las medidas correctoras cuya necesidad haya puesto de manifiesto una evaluación previa, ésta debe actualizarse.
  • La periodicidad con la que se revise cada evaluación se base en razones técnicas, evitándose prácticas (tales como la “evaluación global anual”) que supongan actividades y documentación innecesarias.
  • Se valore la posibilidad de utilizar la directa apreciación profesional, con la debida prudencia, para evitar mediciones o justificaciones innecesarias y que se establezca un procedimiento general para el ejercicio de dicha “apreciación”
  • Se tenga en cuenta, en cualquier caso, que, si un empresario decide adoptar una medida para mejorar una determinada situación sin que hacerlo sea legalmente exigible, no está obligado a justificar tal decisión.
  • Las conclusiones de la evaluación se expresen de forma tal (o vayan acompañadas de indicaciones) que orienten al empresario a la hora de determinar los plazos de adopción de las medidas preventivas.

*Estas conclusiones son transcritas literalmente de la guía. Para mayor información consultar el anexo final.

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